2021.11.17

アフターコロナ時代のコミュニケーション

　11月17日、北海道の働く女性応援プロジェクト［HATAJOラボ］第3回セミナーがオンラインにて開催されました。今回のテーマは「アフターコロナ時代のコミュニケーション」。ZoomやLINEなど非対面のコミュニケーションが日常となる中、より良い人間関係を築くコミュニケーションのあり方について学びました。

円滑なコミュニケーションは思考の整理から

思考を整理すれば仕事も人間関係もうまくいく！

　仕事の前に机を整理すると作業がはかどるように、言葉を発する前に頭の中＝思考を整理すると、スムーズにコミュニケーションできるようになります。そうなれば会議が短時間で済み、業務効率がアップして残業が減り、社内外の人間関係もうまくいき、モチベーションが高まるという好循環が生まれます。思考整理のポイントは「聞き取る（読み取る）」「まとめる」「伝える」の3つ。「これらをコントロールできるようになればコミュニケーションは無敵です！」と廣澤さん。職場はもちろん人生のさまざまな場面の人間関係づくりに欠かせない3つの力を高める秘訣を教えてくださいました。

　コミュニケーションの第一歩は「聞く（読む）」ことから始まります。人は話を聞いてくれる人を好きになり、理解してくれる人を信頼するものですが、相手の話を聞く（メールやLINEを読む）ことは案外できていないものです。「あの人があなたをこう言っていた」とネガティブなことを言われて人間関係がギクシャクしたり、LINEのやり取りでトラブルになったりする場合、額面どおりに言葉を受け取って感情的になっていることが多いのです。
　人の話を聞く（読む）時は「その内容は事実か」「個人的な憶測や意見が混在していないか」「自分自身が決めつけたりはき違えていないか」などを検証することで、冷静に対処できるようになります。「あの人」とは誰？ほんとうにそう言ったのか？LINEの言葉を自分が誤解していないか？相手を拒絶する前にチェックしてみてください。

　伝えたいことはシンプルかつロジカルにまとめることが大切です。短い言葉や数字を使って端的に表現したり、複雑な内容は項目ごとに分類するとわかりやすくなります。プレゼンテーションを行うことが多い人は、チャート図でまとめる習慣をつけると資料作成にも応用できますよ。

　管理職が部下に指示を伝えることは日常茶飯事ですが、「伝える」と「伝わる」は違います。伝えたいことはひとつでも、相手が100人いれば100通りの伝え方があります。
　「最初に結論を伝える」「主語と状況を明確にする」「小学校低学年でもわかるくらい平易な表現を使う」の3点を意識して、互いに同じイメージを共有できるように心がけましょう。数字は世界共通語。「この間の資料、早めにお願い」といった曖昧な表現や主観的な形容詞は避け、「◯◯の資料を◯日までに作成して」と伝えれば、部下は大いに力を発揮してくれるはずです。
　まとめる力・伝える力を養う方法として廣澤さんがお勧めするのが、一日の終わりに今日の出来事を振り返り、わかりやすい言葉や客観的な表現、チャートなどさまざまな方法でまとめる習慣をつけること。業務の進捗確認やタスク管理にも活用でき、一石二鳥です！

相手に届くコミュニケーション術

　ラボ後半では、職場のコミュニケーション失敗例を取り上げ、セミナーで学んだ手法を取り入れた解決法についてグループディスカッションを行いました。曖昧な指示による作業のムダや思い込みによる説明不足など、参加者の誰もが思い当たることがあった様子。解決策として事前確認の徹底やマニュアルの作成、イエスノーで答えられる質問の徹底などが提案されました。チャットやアプリの活用に着目したグループもあり、アフターコロナを見据えたコミュニケーションへの関心の高さも伺えました。